„Žmogiškųjų išteklių skaitmeninimo projekto sėkmė labai priklauso nuo to, kaip kokybiškai įmonė išgyvena pasiruošimo procesą“, – pažymi J. Zalāns. Jis pabrėžia, kad kiekviena žmogiškųjų išteklių komanda, kuri planuoja įdiegti IT įrankį, turėtų atlikti išsamius namų darbus.

„Būtina pradėti išsamiai nustatant poreikius. Čia svarbu prisiminti apie visas dalyvaujančias šalis, kurių darbą paveiks naujas sprendimas. Kasdien matau, kad žmogiškųjų išteklių komandos dažnai renka reikalavimus ir naudą iš savo perspektyvos, tačiau pamiršta juos suderinti su susijusių procesų savininkais. Tai sukuria kliūtis efektyviam sprendimo įgyvendinimui iš esmės“, – sako „SmartHR“ generalinis direktorius.

Ką turėtumėte daryti?

Identifikuokite visas suinteresuotąsias šalis, informuokite jas apie savo ketinimą skaitmeninti procesą ir surinkite visus techninius ir esminius reikalavimus, kuriuos turėtų atitikti IT sprendimas.

„Tai klaida, kurią matau dažniausiai – įmonė pradeda ieškoti sprendimo, susiranda vieną-du tiekėjus, pasižiūri į savo svetainę, jei konceptualiai viskas patinka, sudaro sutartį. Prisotintoje HR sprendimų rinkoje tikrai vertėtų pasidomėti visomis alternatyvomis – palyginti ne tik kainą, bet ir funkcionalumą, suderinamumą su jau esamais organizacijoje jau naudojamais sprendimais, galimybes ateityje įrankį papildyti naujais moduliais“, – sako J. Zalāns.

Ką turėtumėte daryti?

Prieš atlikdami galimybių tyrimą, išsamiai aprašykite kriterijus, pagal kuriuos galima palyginti sprendimus. Išsami sprendimų analizė reikalauja ir laiko, ir žinių, todėl viena iš galimybių gauti kokybiškus IT įrankių tyrimus yra patikėti juos išorės konsultantams. Nuo 2017 m. „SmartHR“ reguliariai atlieka išsamią žmogiškųjų išteklių sprendimų analizę ir gali greitai padėti kompiliuoti.

„Biudžetas, kuris neatitinka rinkos kainos, yra dar viena klaida, kuri trukdo žmogiškųjų išteklių procesų skaitmenizavimui pasiekti užsibrėžtą tikslą“, – sako Juris. Kaip pažymi „SmartHR“ vadovas, dažniausiai pasitaiko situacijų, kai žmogiškųjų išteklių komanda iš pradžių derina su vadovybe apytikslį biudžetą, tada apibendrina reikalavimus, atlieka rinkos tyrimus, tačiau galiausiai daro išvadą, kad neįmanoma įgyvendinti sprendimo, atitinkančio esamą finansavimą. Tokiu būdu švaistomas komandos laikas, tačiau projektas yra įšaldytas.

Ką turėčiau daryti?

Idealiu atveju bendrovė pirmiausia turėtų bent apytiksliai suprasti atitinkamų sprendimų rinkos kainas, kad susitartų dėl galimo biudžeto, ir tik tada pereiti prie išsamaus poreikių nustatymo ir alternatyvų tyrimo.

„Dar vienas svarbus žmogiškųjų išteklių sprendimų diegimo aspektas – komunikacija, kurios metu darbuotojams paaiškinama, kodėl pasikeitė procesas ir kokią naudą iš to turės kiekviena dalyvaujanti šalis. Kaip ir bet kuris pokytis, IT įrankių įsigijimas ir naudojimas gali sukelti pasipriešinimą komandoje, todėl apgalvota ir savalaikė komunikacija projekto įgyvendinimo metu yra galingas įrankis, padedantis tai padaryti sėkmingai“, – sako J. Zalāns.

Ką turėčiau daryti?

Prieš informuodami darbuotojus apie pokyčius, susijusius su naujo įrankio įvedimu, pasikalbėkite su darbuotojais, surinkite visus prieštaravimus ir rūpesčius bei paruoškite atsakymus pagal juos. Be to, aiškiai suformuluokite darbuotojams, kaip sprendimo įgyvendinimas padės palengvinti jų kasdienį gyvenimą.

„Naujos priemonės įdiegimas reikalauja laiko ir resursų, kuriems planuojant projektą dažnai neskiriama pakankamai dėmesio. Pasirašius sutartį, darbas tik prasideda, ir kažkas turi tai padaryti. Todėl, jei nebus paskirtas už įgyvendinimą atsakingas asmuo ir nebus pritraukti darbuotojai ar išorės specialistai, projektas greičiausiai sustos“, – pabrėžia „SmartHR“ vadovas.

Ką turėčiau daryti?

Projekto planavimo etape nustatykite, kiek laiko ir išteklių reikės sprendimui įgyvendinti, įskaitant darbuotojų mokymą ir bendravimą. Dėl dalies darbų įgyvendinimo laikotarpių galima susitarti sutartyje su paslaugų teikėju, kuris užtikrina techninį įrankio įgyvendinimą ir taip nuo šios atsakomybės atleidžia jūsų komandą.