2023 m. tik 58% įmonių naudojo personalo valdymui skirtas skaitmenines technologijos. Tačiau šiandien matomas proveržis būtent šioje srityje ir vis daugiau įmonių ieško efektyvių sprendimų personalo valdymo srityje.

Viena iš išskirtinių sėkmės istorijų yra Latvijoje sukurtos personalo valdymo ir darbuotojų savitarnos portalo Panorama 365 sistemos, kuri buvo įdiegta Citadelės banke visose trijose Baltijos šalyse, Latvijoje, Lietuvoje ir Estijoje. Kas yra personalo valdymo ir darbuotojų savitarnos portalas Panorama 365, kokius privalumus suteikia vartotojams, ir ką reikia žinoti įmonėms, ketinančioms diegti šią programą?

Darbuotojų savitarnos portalas – kuo jis ypatingas?

Panorama 365 sprendimas buvo sukurtas oficialios Microsoft partnerės, įsikūrusios Latvijoje, įmonės ELVA ir atsižvelgiant būtent į Baltijos šalių regiono verslo sektoriaus specifiką.

Panorama 365 – tai sistema, kuri leidžia efektyviai valdyti žmogiškuosius resursus. Vadovai gali matyti visuminę informaciją apie darbuotojų kaitą, efektyvumą, atlyginimo vidurkį, laisvadienius, darbuotojai gali matyti visą su jais susijusią informaciją, tokią kaip darbo užmokesčio istorija, atostogų planai, priminimai apie privalomą sveikatos patikrą, leidimų, pažymėjimų galiojimo pabaigą ir kt. Portalo pagalba įvairios grandys – vadovai, personalo skyrius, darbuotojai – gali lengvai komunikuoti tarpusavyje, net jei komunikuojama vyksta iš skirtingų lokacijų, ar skirtingu metu.

Įmonės greit pamėgo darbuotojų savitarnos portalą Panorama 365. Citadelės bankas pasirinko šią sistemą personalo valdymui visose Baltijos šalyse, Estijoje, Latvijoje ir Lietuvoje. Tai buvo pasiekta, tarpusavyje bendradarbiaujant įmonėms Elva (Latvija), Softera Baltic (Lietuva), BCS Itera (Estija), kurios yra oficialios Microsoft partnerės savo šalyse diegiant verslo valdymo sprendimus. Pilną Citadele banko sėkmės istoriją galite skaityti: https://www.elva.lv/en/clients/citadele/

Vienu didžiausių sistemos privalumų yra tai, kad darbuotojų savitarnos portalas Panorama 365 sinchronizuojasi su darbo užmokesčio sistema Dynamics 365, kurios veikimas pritaikytas atskirtai kiekvienos šalies galiojantiems teisės aktams.

Ko gali tikėtis vartotojai, pasirinkę darbuotojų savitarnos portalą?

Priešingai mitui, kad personalo valdymas yra kažkas išskirtinai žmogiško, asmeniško, žmogiški ir kartais emocingi sprendimai remiasi tam tikra informacija. Personalo valdymo procese, kur yra didžiuliai informacijos srautai, skaitmeninės technologijos leidžia juos sisteminti, standartizuoti ir tokiu būdu gali suteikti daug privalumų. Kokie yra darbuotojų savitarnos portalo privalumai?

Mažiau klaidų ir mažesnės darbo laiko sąnaudos. Skaitmeniniai sprendimai leidžia automatizuoti rutininius darbus, tokius kaip darbo užmokesčio apskaičiavimas, atostogų, laisvadienių valdymas ir kt., sumažinant rankiniu būdu daromų klaidų skaičių ir taupant personalo valdymo specialistų laiką.

Daugiau laiko strateginiams sprendimams. Esant optimizuotoms procedūroms ir nuolatinei prieigai prie duomenų realiuoju laiku, personalo skyriaus darbuotojai neeikvos laiko rutininiams darbam ar informacijos paieškai, todėl galės koncentruotis į strateginius sprendimus, tokius kaip talentų pritraukimas, darbuotojų ugdymas, lojalumo skatinimas ir kt.

Daugiau skaidrumo ir pasitikėjimo. Skaitmeninės žmogiškųjų išteklių platformos leidžia darbuotojams savarankiškai pasiekti ir valdyti su jais susijusią informaciją, pavyzdžiui, atnaujinti asmeninius duomenis, peržiūrėti atlyginimų žiniaraščius ir prašyti atostogų. Darbuotojai disponuoja patikima informacija, jiems nereikia skambinti, rašyti, klausti, laukti eilėje prie kabineto, o svarbiausia – užkertamas kelias gandams ir nesusipratimams.

Aiškesnis visuminis įmonės veiklos vaizdas. Darbuotojų savitarnos portalas leidžia personalo darbuotojams ir kitiems įgaliotiems asmenims analizuot duomenis, matyti visuminį įmonės vaizdą – gauti reikalingą informaciją apie darbuotojų kaitą, produktyvumą, sergamumą, klaidų skaičių, pravaikštas ar kitus darbo veiklos aspektus atitinkamuose padaliniuose. Vadovai, disponuodami patikima ir tikslia informacija, priima geresnius sprendimus.

Efektyvesnė komunikacija. Skaitmeniniai sprendimai reiškia informacijos srautų sisteminimą ir standartizaciją. Informacija apie laisvadienius, atostogas, naujus darbuotojus, atsakomybės ir funkcijų pasiskirstymą pateikiama standartizuotais kanalais numatytiems segmentams, taip išvengiama nemalonių situacijų, kai kas nors buvo pamirštas, neinformuotas, neatvyko į susirinkimą, praleido ar pamiršo skambutį, ne taip suprato ir pan. Komunikacija tampa sklandi ir aiški.

Sklandesnė naujų darbuotojų integracija. Visi žino, kiek laiko ir pastangų reikia naujo darbuotojo integracijai. Nauji vardai ir veidai, kabinetai, pareigos, funkcijos, atsakomybė, bendra įmonės tvarka – tiek daug visko įsiminti. Skaitmeniniai sprendimai leidžia efektyviau organizuoti tiek darbuotojų priėmimą, tiek atleidimą. Nustatytos procedūros garantuoja, kad naujiems ir esamiems darbuotojams bus pateikta visa reikalinga informacija.

Paprastesnis sprendimų priėmimas. Kartais sunku suorganizuoti iš pažiūros paprastus dalykus, tokius kaip atostogų grafikas, ar net vieno darbuotojo laisvadienis – kas galės jį pakeisti? Tenka pasikalbėti su daugybe darbuotojų, kol randate tą vieną. Rutininiai dalykai, kaip kasmetiniai privalomi sveikatos patikrinimai, pažymėjimo galiojimo terminai, dažnai tiesiog pamirštami. Skaitmeniniai sprendimai leidžia matyti visą informaciją vienoje vietoje, todėl lengvai priimsite sprendimus, o apie suplanuotas užduotis gausite išankstinius priminimus.

Efektyvesnis keitimasis nuomonėmis ir idėjomis. Ne paslaptis, kaip sunku sušaukti surinkimą, kur galėtų dalyvauti visi numatyti asmenys – kažkas užsiėmęs, išvykęs ar negali dalyvauti dėl kitų priežasčių. Skaitmeniniai sprendimai leidžia žmonėms jungtis prie susirinkimo nuotoliniu būdu, taip pat nuotoliniu būdu balsuoti ir priimti sprendimus. Įsivaizduokite, jūsų kolega gali prisijungti prie susirinkimo net iš oro uosto ar trumpam sustojęs aikštelėje iš automobilio.

Mažesnės administravimo išlaidos. Kai dauguma rutininių užduočių automatizuojama, jų atlikimui užtenka vos kelių minučių. Taip yra taupomas darbo laikas ir kiti dalykai – kuras, popierius, spausdinimo, kopijavimo išlaidos, išlaidos telefonui, kavai susitikimų metu. Rezultatas yra visapusiškai mažesnės administravimo išlaidos.

Nusprendus skaitmenizuoti personalo valdymo procesus, įvertinkite įmonės darbo specifiką. Kalbėkitės su padalinių bei grandžių vadovais, su darbuotojais, nes jūsų sėkmė priklauso ne tik nuo programos techninių galimybių, bet ir nuo personalo pasirengimo. Rekomenduojama atsižvelgti į kelis veiksnius.

Įvertinkite įmonės poreikius – ko konkrečiai reikia jūsų įmonei? Kur yra didžiausias darbo krūvis, kur didžiausios sąnaudos, kur pasitaiko daugiausia klaidų? Ką jūs tikitės pasiekti, ir kuriuos įmonės veiklos parametrus pagerinti, įdiegę skaitmeninius sprendimus?

Aptarkite skaitmenizacijos planus su darbuotojas ir paskatinkite jų įsitraukimą. Paaiškinkite, kokiu tikslu vyksta pokyčiai, ko siekiama, aktyviai pademonstruokite, kaip šios permainos bus naudingos patiems darbuotojams. Taip paskatinsite darbuotojų įsitraukimą ir jų bendradarbiavimą.

Organizuokite mokymus darbuotojams. Darbuotojai turi ne tik suprasti, kuo naudinga gali būti sistema, jie taip pat privalo žinoti, kaip ji funkcionuoja, ir saugiau jaustis, kai tenka šia sistema naudotis.

Integruokite jau turimas technologijas. Jei įmonė jau turi kitų verslo valdymo valdymo sprendimų, svarbu, kad naujoji sistema galėtų būti integruota su esamomis sistemomis, užtikrinant nuolatinį informacijos srautą.

Pasirūpinkite duomenų saugumu. Būtent šis klausimas yra vienu svarbiausių, kai kalbama apie jūsų darbuotojų asmeninių duomenų apsaugą. Įsitikinkite, kad naujasis sprendimas atitiks visus duomenų apsaugos standartus ir reglamentus, kad būtų išvengta bet kokių saugumo problemų ar duomenų nutekėjimo rizikos.

Susidarykite aiškų sistemos diegimo planą. Sistemos diegimas neturėtų būti spontaniškas ir chaotiškas. Pasiruoškite planą, kuriame bus numatyti veiksmai, grafikas, atsakomybės pasiskirstymas, reikalingi ištekliai ir kt. Tai padės užtikrinti sėkmingą sprendimo įgyvendinimą organizacijoje.

Nuolat vertinkite sprendimų efektyvumą. Tiek sistemos diegimo metu, tiek pradėjus ją naudoti, įvertinkite sistemos ir atskirų jos modulių efektyvumą. Atsiminkite, visada galima atlikti reikiamus patobulinimus, kad sistema atitiktų įmonės poreikius ir tikslus ilgalaikėje perspektyvoje.

Skaičiai skiriasi priklausomai nuo tyrimo. Yra tokių, kurie visiškai užtikrintai teigia, kad daugiau nei 10 valandų ir 25% visų darbo pareigų tenka rankiniam, su administracinėmis pareigomis susijusiam darbui. Personalo valdymo skaitmeninimas leidžia ženkliai sumažinti šias valandas, suteikiant personalo vadovui ar komandos lyderiui vietoj jų įgyti naujų žinių, pagerinti mikroklimatą ar susitelkti į strateginį planavimą. Dinamiški laikai reikalauja dinamiškos reakcijos ir į ateitį nukreipto sprendimų priėmimo, kuris gali būti susijęs ir su sprendimu pakeisti darbo užmokestį skaičiuojančių buhalterių ir personalo vadovų kasdienybę, įmonės lygmeniu išsikelti tikslą eiti skaitmeninės transformacijos keliu.

Šaltiniai: Get More Done, McKinsey, Talent Culture, HR Review