Per internetinį seminarą kartu su Estijos mašinų pramonės asociacija gamybos įmonės „Hanza Mechanics“ personalo vadovė Marika Maschorov ir „Recrur“ steigėja ir generalinė direktorė Marit Alaväli dalijosi savo patirtimi skaitmeninant įdarbinimo procesą.

Kodėl verta skaitmeninti įdarbinimo procesus gamybos įmonėse?

„Recrur“ steigėja ir generalinė direktorė Marit Alaväli pabrėžė tikrąjį skaitmeninimo poreikį ir jo išmatuojamą naudą įmonėms. Šią naudą patiria pati organizacija, įdarbinimo skyriaus vadovai ir įdarbinimo specialistai.

Nauda įdarbinimo specialistams. Įdarbinimo specialistai gali valdyti visą įdarbinimo procesą vienoje platformoje, todėl jiems nebereikia administruoti duomenų ir jie gali efektyviau išnaudoti savo laiką. Įdiegus programinę įrangą sutaupoma ne mažiau kaip 69 proc. laiko, skirto administracinėms užduotims atlikti, o informacijos valdymas realiuoju laiku viso įdarbinimo proceso metu gali būti iki dviejų kartų efektyvesnis.

Nauda įdarbinimo skyriaus vadovams. Vadovai realiuoju laiku gauna informaciją apie įdarbinimo procesą ir naujus kandidatus. Jie gali tiesiogiai bendrauti su kandidatais ir juos vertinti, taip pagerindami bendravimą su įdarbinimo specialistais.

Nauda organizacijai. Įdarbinimas valdomas vienoje aplinkoje, o visa informacija saugoma vienoje vietoje. Taip sutaupoma laiko ir pinigų, išvengiama ginčų ir baudų, susijusių su BDAR klausimais, ir užtikrinama, kad organizacija išliktų konkurencinga, nes ji vertina įdarbinimo procesus ir priima geresnius sprendimus dėl jų tobulinimo.

Kodėl „Hanza“ ryžosi skaitmenizuoti įdarbinimo procesus?

Sparčiai augančiai tarptautinei „HANZA“ grupei priklausanti „HANZA Mechanics“ turi gamyklas Estijoje, Švedijoje, Suomijoje, Lenkijoje, Čekijoje, Vokietijoje ir Kinijoje. 1907 m. įkurta įmonė yra viešai kotiruojama bendrovė, kurioje dirba 2100 darbuotojų, iš kurių beveik 800 dirba Baltijos šalių klasteryje. Tartu mieste dirba 476 darbuotojai, Narvoje – 260, o Tartu aptarnavimo centre – 23 darbuotojai. 2023 m. „Hanza“ užpildė 164 darbo vietas, iš kurių sudėtingiausios buvo operatorių-įrengėjų pareigos.

2022 m. „Hanza“ susidūrė su sunkumais tvarkant informaciją programoje „Excel“ ir įvairiose vietose – el. pašte, popieriniuose dokumentuose ir įvairiuose darbo skelbimų portaluose. Tai paskatino juos ieškoti įvairių įdarbinimo programinės įrangos galimybių ir automatizuoti savo procesus.

Ką įmonei „Hanza“ davė įdarbinimo proceso skaitmeninimas?

Personalo vadovė Marika Maschorov pažymėjo, kad svarbu turėti visus duomenis saugiai vienoje vietoje, galimybę palyginti kandidatus, greitesnį įdarbinimo procesą ir greitesnį bendravimą su kandidatais. Anksčiau daug laiko būdavo sugaištama apdorojant karjeros mugėse surinktus popierinius potencialių kandidatų gyvenimo aprašymus ir per tą laiką kandidatai galėdavo susirasti kitą darbą. Dabar potencialūs darbo ieškantys kandidatai nukreipiami į karjeros puslapį, o jų duomenys iš karto patenka į „Recrur“ programinę įrangą, todėl galima susisiekti nedelsiant. Popieriniai gyvenimo aprašymai nebepriimami jokiame gamybos padalinyje, o visi prašymai teikiami per karjeros puslapį arba darbo skelbimų portalus.

Turėdama beveik 20 skirtingų padalinių, kiekviename iš jų „Hanza“ turi savo specialistus ir vadovus. Jei įdarbinimo procese dalyvaujantis asmuo išeidavo atostogų, o tuo metu reikėdavo užpildyti darbo vietą, įdarbinimo specialistas turėdavo surinkti ir iš naujo išsiųsti visą informaciją. Sunkumų kėlė duomenų apsaugos klausimai, pavyzdžiui, kaip ir kur siųsti bei saugoti informaciją. Įdiegus programinę įrangą, procesai gerokai pasikeitė. Prisijungus prie įdarbinimo programinės įrangos galima saugiai pasiekti visus duomenis. Tiek personalo vadovai, tiek kiti vadovai gali lengvai stebėti procesus ir vertinti kandidatus. Pagerėjo bendravimas su įdarbinimo specialistais, o visa informacija yra vienoje vietoje.

Kaip vyksta įdarbinimo procesas „Hanza“ Tartu gamybos padalinyje?

Poreikis užimti tam tikrą darbo vietą kyla konkrečiame gamybos padalinyje, jį patvirtina gamyklos vadovas, kuris įvertina praktiškumo aspektus, ir tik tada prašymas patenka į Personalo skyrių. Įdarbinimo vadovas paskelbia darbo skelbimus įvairiose vietose – „CV Market“ platformoje ir karjeros puslapyje. Darbo skelbimai įkeliami automatiškai, o visi kandidatai automatiškai nukreipiami į „Recrur“ įdarbinimo programinę įrangą. Esant poreikiui, gali būti vykdoma kampanija socialiniuose tinkluose, susijusi su darbo skelbimu. Po to vykdoma išankstinė atranka, pokalbiai ir, jei reikia, testai. Tinkamam kandidatui pasiūloma darbo vieta, iš „Recrur“ sistemos išsiunčiamas grįžtamasis ryšys kitiems kandidatams ir pradedama dirbti. Taip pat prašoma sutikimo išsaugoti kandidatų duomenis talentų bazėje, kad ateityje būtų galima lengvai vėl juos pakviesti kandidatuoti.

Kaip įdarbinimo programinė įranga buvo įdiegta įmonėje „Hanza“?

Programinės įrangos pasirinkimas buvo demokratinis procesas, kurio metu įmonės darbuotojai išbandė įvairią įdarbinimo programinę įrangą, o „Recrur“ buvo pasirinkta dėl savo paprastumo ir patogumo. Prireikė maždaug trijų mėnesių, kad visi darbuotojai įgustų naudotis programine įranga, nors tai gali užtrukti ir ilgiau. Žvelgdami atgal, vadovai pripažįsta, kad procesai tapo daug lengvesni ir sutaupyta daug laiko, – dabar jie stebisi, kodėl nepradėjo naudoti įdarbinimo programinės įrangos anksčiau. Marika pridūrė, kad vadovų požiūris į naujas priemones yra labai svarbus, nes lemia tai, kaip greitai įsisavinama įdarbinimo programinė įranga.

Susisiekite su Marit Alaväli ir sužinokite, kaip „Recrur“ įdarbinimo programinė įranga gali padėti jūsų įmonei įgyti konkurencinį pranašumą.
Marit Alaväli, „Recrur“ generalinė direktorė ir steigėja: marit@recrur.com