Kaip Latvijoje skaitmeninami žmogiškųjų išteklių procesai?

Personāla vadības procesu digitalizācija nav jauns koncepts, taču jāatzīst, ka par to līdz 2020. gadam tikai vairāk runāts, kā darīts. Ja paraugāmies pat 5 gadus senā pagātnē, tad šis lauciņš vismaz Latvijas platuma grādos bija gana neapgūts. Jā, lielajiem uzņēmumiem bija sava HR sistēma, jā, bija arī "payroll" sistēma, un tiem, kas bija soli priekšā citiem, dokumenti glabājās serverī vai mākonī. Taču tas arī viss. Turklāt ar "sava HR sistēma", bieži tika saprasta tā pati algu sistēma, un failu glabāšana mākonī bija nevis daļa no uzņēmuma politikas, bet gan pašu atbildīgo iniciatīva.

2017. gadā uzsākot "SmartHR Latvija" projektu, pasākumos bieži apmeklētājiem jautājām par to, cik dažādu Excel failu tiek uzturēts, un vidējais rādītājs svārstījās no "7 un vairāk" līdz "nevēlos par to pat runāt".

Jau kopš SmartHR pirmsākumiem esam ne tikai organizējuši pasākumus par tehnoloģijām un inovācijām cilvēkresursu vadībā, bet arī aktīvi sekojuši līdzi un pētījuši digitālās transformācijas tendences Latvijas lielākajos uzņēmumos.

Ja arī jūs vēl neesat paspējuši digitalizēt atlases procesu, tad varat nesatraukties – pēc mūsu aptaujas datiem šis process vēl priekšā vairāk nekā 2/3 Latvijas uzņēmumu, jo tikai 35% uzņēmumu atlases procesā izmanto digitālu risinājumu. Tas gan nenozīmē, ka ilgi vajadzētu kavēties, jo vairāk nekā puse no uzņēmumiem, kam šis process vēl nav automatizēts, norādīja, ka plāno to izdarīt līdz 2022. gada beigām.

Iespējams, tieši šobrīd priekšrocības, ko sniedz digitāls atlases risinājums, ir visnepieciešamākais, lai nodrošinātu konkurētspēju cīņā par talantiem. Kā galvenie iemesli ATS (Applicant trancking system) sistēmas ieviešanai tika minēti iegūstamie dati, procesu pārredzamība un caurspīdība, ātrāka lēmumu pieņemšana un automatizācija komunikācijā ar kandidātiem. Uzņēmumi, kas vēl nav ieviesuši atlases sistēmu, kā iemeslu galvenokārt norādīja, ka tas nav ticis iekļauts kārtējā gada budžetā, kā arī to, ka ir bijusi kāda cita prioritāte.

Svarīgi arī pieminēt, ka šajā kategorijā nav izteikta līdera, t.i. risinājuma, ko izvēlas visbiežāk. Tieši pretēji, ir novērojams, ka uzņēmumi meklē vispiemērotāko risinājumu savām vajadzībām un nesamierinās ar kompromisiem. Patiesību sakot, risinājumu, ko izmanto četri vai vairāk uzņēmumi Latvijā, būs grūti atrast. Starp populārākajiem varam minēt "Recruitee", "EasyCruit", "TeamTailor", "Workday" un "Staffin", taču kopā Latvijā uzņēmumos tiek izmantoti teju 20 dažādi atlases rīki.

Sarunās par darbinieku atlasi parasti sākām ar darbinieku piesaisti. Uzņēmumos, kur tiek izmantotie digitālie ATS risinājumi, šie procesi bieži vien ir cieši saistīti un viens risinājums spēj nodrošināt abas funkcijas. Darbinieku piesaistei lielākā daļa uzņēmumu, protams, izmanto sludinājumu portālus un apmaksātas reklāmas. Mazāk kā pusei (42%) ir izstrādāta sava karjeras lapa vai to nodrošina kāds ATS risinājums. Lielākā daļa uzņēmumu (92%) darbinieku piesaistei izmanto tradicionālos sociālos tīklus (Facebook, LinkedIn un Instagram), kā arī vairāki respondenti kā vienu no kanāliem minēja arī TikTok. Šis kanāls aktuāls tiem uzņēmumiem, kam nepieciešams piesaistīt gados jaunāko paaudzi.

Darbinieku piesaistes procesus daļa uzņēmumu (18%) uztic mārketinga PR aģentūrām, kas rūpējas par satura radīšanu un ārējo komunikāciju. Lielākajos uzņēmumos darbinieku piesaistei tiek izmantota "iekšējā rekrutera" programma, kas ļauj iegūt papildu finanšu vai citus labumus darbiniekiem, kas piesaista uzņēmumam potenciālo kolēģi. Digitālās tehnoloģijas darbinieku piesaistes procesā izmantotas reti, un pārsvarā šis process tiek organizēts manuāli. Vairāk datu un analītikas par piesaistes procesa rezultātiem ir uzņēmumiem, kas izmanto mārketinga vai PR aģentūru pakalpojumus, kuri savukārt sniedz atskaites par reklāmu un kampaņu rezultātiem.

Darbā ievadīšana jeb "onboarding"

Pēc mūsu iegūtajiem datiem varam spriest, ka šis process pārsvarā ir atstāts personāla vadības speciālistu un apmācību vadības daļas kreatīvajās rokās. Pēc 2022. gada aprīļa SmartHR seminārā veiktās aptaujas, kurā piedalījās vairāk nekā 40 dalībnieki, darbā ievadīšanas procesa digitalizācija ierindojās 4. vietā pēc svarīguma. Kas interesanti, pirms 2 gadiem veiktajā pētījumā par HR procesu digitaliācijas prioritātēm, darbinieku "onbordings" bija otrajā vietā. No 244 respondentiem vairāk kā 43% minēja šo, kā "Top 3" prioritāti pēc svarīguma.

Neraugoties uz aptauju rezultātiem un iepriekšējo gadu prioritātēm, pēc divu gadu laikā veikto interviju rezultātiem tikai 1/5 (21,6 %) no visiem uzņēmumiem ir parūpējusies par šī procesa digitālu pārvaldību.

Daļa no uzņēmumiem šim izmanto SAP piedāvātos moduļus, Oracle, daļa Sage un liela daļa tam pielāgojusi savu iekšējās komunikācijas (vai intraneta) risinājumu. Kā galveno priekšrocību digitālajiem risinājumiem uzņēmumi min procedūras standartizāciju un procesa izsekojamību, ko sniedz "onbordinga" risinājumi. Daļa no uzņēmumiem ir arī pielāgojusi mācību un talantu attīstības risinājumus onbordinga vajadzībām, grupējot un atdalot dažādas darbā ievadīšanas procedūras pēc amata kategorijām un pozīcijām. Par mācību un talantu vadības risinājumiem plašāk pastāstīsim nākamajā rakstā. Lielais vairākums – 78% Latvijas uzņēmumu gan šo procesu pārvalda manuāli, izstrādājot tam paredzētās procedūras un ļaujot atbildīgajiem vadītājiem parūpēties par jaunā darbinieka darbā ievadīšanu.

Šajos uzņēmumos darbinieka darbā ievadīšana parasti tiek pārvaldīta izmantojot e-pastus un iekšēji koplietotus Excel dokumentus. Lielākā daļa no mūsu aptaujāto uzņēmumu pārstāvjiem ir apmierināti arī ar šo procesu pārvaldību manuālā formā, taču norāda, ka mēdz būt situācijas, kad pietrūkst izsekojamības, jauno darbinieku atgriezeniskās saites un datu, lai pieņemtu lēmumu par procesa uzlabojumiem.

Lai nepadarītu šo divus gadus vākto informāciju pārāk smagu un lasītājiem nedraudzīgu, esam nolēmuši to dozēt un sadalīt 3 daļās. Tikko lasītā bija 1. daļa un tai sekos vēl 2.

Ja vēlies uzzināt vairāk par digitālajiem risinājumiem Latvijā un to izmantošanu iekšējā komunikācijā, darba snieguma vadībā un talantu attīstībā, pieraksties "SmartHR Latvija" jaunumiem mūsu mājaslapā.