Pokalbio etapas įprastai yra viena svarbiausių bet kurio įdarbinimo proceso dalių.

67 % neseniai atliktoje apklausoje dalyvavusių personalo atrankos specialistų teigė, kad pokalbio su potencialiu kandidatu planavimas užtrunka nuo 30 minučių iki dviejų valandų. Be to, daugiau nei 50 % įmonių turi specialų asmenį, atsakingą už pokalbių grafikų tvarkymą. Naudodamiesi tinkamomis priemonėmis ir didindami pokalbių tvarkaraščių sudarymo efektyvumą, galite sutrumpinti laikotarpį, per kurį įdarbinate kandidatą.

Sudaryti efektyvų pokalbių tvarkaraštį gali būti sunku

Nors efektyvus kandidatų atrankos pokalbis yra vienas iš svarbiausių veiksnių, padedančių priimti geriausią darbuotoją, personalo atrankos specialistai ir talentų paieškos vadovai dažnai susiduria su iššūkiais efektyviai planuodami pokalbius, tokiu būdu suteikdami neigiamą patirtį kandidatams ir galimai prarasdami talentus.

• Pokalbis užima apie du trečdalius įdarbinimo proceso laiko – tai reiškia, kad šiame etape įmonės, labai gerai ar blogai atlikdamos darbą, patiria didžiulę riziką, tačiau kartu turi ir daug galimybių.
• Tinkamo laiko visoms suinteresuotosioms šalims suradimas gali užtrukti ilgai – neturėdami kalendorių integracijos ir įvairių automatizavimo priemonių, įdarbinimo specialistai yra priversti daug bendrauti tarp visų suinteresuotųjų šalių, o tai lemia didelį laiko švaistymą.
• Daugumai darbo vietų reikia 2-3 pokalbių su kandidatu etapų, viršijus keturis, gali nukentėti kandidato patirtis, o tai gali lemti stipriausių kandidatų pasitraukimą iš atrankos proceso. Įdarbinimo specialistai turi supaprastinti planavimo procesą ir užtikrinti, kad įdarbinimo vadybininkai būtų gerai pasirengę ir turėtų išsamią informaciją apie kandidatus.
• Pokalbiai turi būti gerai struktūruoti ir parengti taip, kad būtų galima surinkti svarbią informaciją. Siekite, kad pokalbiai truktų 45 minutes, atsižvelgiant į darbo lygį. Užtikrinkite, kad įdarbinimo vadybininkai būtų pasirengę, kad nereikėtų papildomų pokalbių. Pagal „Teamdash“ duomenis, per vieną pokalbio etapą vidutiniškai į pokalbį pakviečiama 13 kandidatų. Todėl labai svarbu naudoti struktūrizuotą informacijos rinkimą ir vertinimo korteles, kad būtų galima veiksmingai palyginti kandidatus ir nepasikliauti atmintimi ar nestruktūrizuotais užrašais.

Šie skaičiai rodo, kad reikia tinkamos pokalbių planavimo priemonės, kuri padėtų įdarbinimo specialistams palengvinti visų dalyvaujančių šalių bendradarbiavimą. Norėdami rasti tinkamą kandidatą, įdarbinimo specialistai ne tik turi apklausti daug kandidatų, bet ir tvarkyti įdarbinimo vadovų ir kitų pokalbyje pakviestų dalyvauti narių tvarkaraščius, kad būtų užtikrinta sėkmė.

Naudodamiesi „Teamdash“ pritaikoma kandidatų stebėjimo sistema galėsite įveikti konkurentus ir išlaikyti kandidatų dalyvavimą atrankoje

Įdiegus veiksmingą kandidatų stebėjimo sistemą su puikiomis pokalbių planavimo priemonėmis galima sumažinti rankinių užduočių skaičių ir padidinti bendrą įdarbinimo efektyvumą. „Teamdash“ kandidatų stebėjimo sistema siūlo išsamią pokalbio planavimo priemonę su trimis pagrindinėmis parinktimis:

• konkrečius iš anksto pasirinktus laiko tarpsnius
• bet kuriuo metu, kai yra galimybė
• iš anksto suplanuotas

Apžvelkime šias parinktis išsamiau.

Kada ir kaip planuoti pokalbius naudojant konkrečias kalendoriaus skiltis?

Sudarydamas kvietimą, įdarbinimo specialistas gali pasirinkti konkrečius laiko tarpsnius, kuriuos pasiūlys atrinktiems kandidatams. Tai populiariausias planavimo pasirinkimas tarp „Teamdash ATS“ naudotojų – 82 % pokalbių suplanuojami naudojant konkrečius laiko tarpsnius.

Parinktis „Specific Slots“ (konkretūs laiko tarpsniai) idealiai tinka kontroliuojamam pokalbių laiko pasirinkimui užtikrinti, todėl įdarbinimo specialistai gali apriboti pokalbių laiką, taip pat įdarbinimo vadovų ar kitų suinteresuotųjų šalių užimtumą. Tai puiki galimybė, kai, pavyzdžiui, įdarbinimo vadovas žino, kad kandidatui gali skirti tik 3-4 konkrečias valandas konkrečiomis dienomis. Įdarbinimo specialistai gali pasirinkti ir valdyti turimus laiko intervalus, prireikus atlikti pakeitimus, kad kandidatai galėtų rezervuoti tik vadybininkų kalendoriuje iš anksto pasirinktus laisvus laiko intervalus.

Kada ir kaip naudoti planavimo parinktį „Bet kuriuo metu, kai galima“?

Tipas „Bet kuriuo metu, kai galima“ yra puikus pasirinkimas, kai vykdote kelis projektus ir į pokalbio etapus reikia įtraukti skirtingus įdarbinimo vadybininkus. Tai žymiai labiau automatizuotas būdas dalytis savo ir savo vadovų užimtumu. Būdas suteikia neįtikėtino lankstumo visoms suinteresuotosioms šalims ir gali gerokai padidinti pokalbių greitį bei sutrumpinti įdarbinimo laiką. Sklandžiai integruokite savo „Microsoft“ arba „Google“ kalendorius, kad būtų itin patogu planuoti.

Naudojant šią planavimo parinktį, visi kiti (privatūs) susitikimai pažymimi kaip „nepasiekiami“ – kandidatas nematys kitų suplanuotų pokalbių ir jų dalyvių, bet galės rezervuoti laiko tarpą tarp kitų užsakymų / susitikimų.

Naudojimasis iš anksto suplanuoto planavimo parinktimi – kada ir kaip?

Iš anksto suplanuoto interviu planavimo tipas gerokai skiriasi nuo pirmųjų dviejų. Juo galite tiesiogiai išsiųsti kalendoriaus įvykį su skambučio nuoroda iš anksto sutartam laikui. Ši parinktis visą informaciją išsaugo „Teamdash“ viduje ir yra naudinga, kai dėl pokalbio laiko susitarėte anksčiau, pavyzdžiui, asmeniškai, telefonu arba pasikeisdami el. laiškais.

Kalendoriaus integracija yra labai svarbi norint veiksmingai planuoti pokalbius

„Teamdash“ siūlo integraciją su „MS Calendar“ ir „Google Calendar“, kad pokalbių planavimas būtų greitas ir veiksmingas visoms šalims. Naudodamiesi šiomis integracijomis galite lengvai rasti tinkamą laiką savo ir įdarbinimo vadybininkų tvarkaraščiuose, todėl nebereikės siųsti elektroninių laiškų ir sumažės planavimo konfliktų. Be to, patogus ir saugus tvarkaraščio keitimas, nes patvirtinto pokalbio laiko negalima netyčia ištrinti.

Puiki pretendentų stebėjimo sistema suteiks jums visas reikiamas priemones, kurios padės padidinti įdarbinimo efektyvumą.

Šiuo metu rinkoje yra daug skirtingų ATS, todėl įdarbintojai ir talentų komandos turi užtikrinti, kad jų priemonės būtų pritaikomos, atnaujinamos ir netrukdytų įdarbinimo efektyvumui.

Dėl „Teamdash“ pokalbių tvarkaraščio lankstumo ir universalumo galite planuoti visų rūšių pokalbius, kurių gali prireikti, įskaitant pokalbius telefonu, asmeninius pokalbius, individualius ir grupinius pokalbius, vaizdo pokalbius (per "Teamdash“, taip pat „Zoom“, „MS Teams“ ir „Google Meet“), asinchroninius vaizdo pokalbius (nustatykite terminus, kad procesas vyktų), taip pat momentinius vaizdo pokalbius tiesiogiai per „Teamdash“.