Man atrodo, kad daugeliu atvejų, nepriklausomai nuo dydžio ir pramonės, tai yra momentas, kai įmonė supranta, kad procesas užima per daug laiko arba turi didelę klaidų riziką.

Jei jūs, kaip verslo vadovas ar darbuotojas, matote, kad procesas reikalauja per daug resursų ir trukdo siekti užsibrėžtų tikslų, verta pažvelgti į šį procesą giliau ir suprasti, ar ir kaip skaitmeniniai sprendimai gali jį ne tik palengvinti, bet ir suteikti vertingų įžvalgų bei duomenų, kad ateityje būtų galima priimti strategiškai svarbius sprendimus.

Šiuo metu yra daugybė žmogiškųjų išteklių skaitmeninių įrankių tiek turinio, tiek galimybių ir kainos požiūriu. Pokalbyje su klientais paprastai juos skirstau į aštuonias kategorijas:

1. Kandidatų pritraukimas
2. Įdarbinimas. Žiūrėkite nemokamą „SmartHR“ internetinį seminarą apie įdarbinimo skaitmeninimą
3. Indukcija arba prisijungimas
4. Talentų valdymas / darbuotojų mokymąsi Žiūrėkite nemokamą „SmartHR“ internetinį seminarą apie darbuotojų mokymosi skaitmeninimą
5. Vidinė komunikacija
6. Įsitraukimas, motyvacija ir gerovė
7. Darbo planavimas ir laiko sekimas, personalo savitarna
8. Dokumentų tvarkymas ir platinimas

Taip pat svarbu suprasti, kad įgyvendinant vieną platformą yra galimybė apimti dalį ar daugumą šių kategorijų.

Diegiant skaitmeninius įrankius, svarbi papildoma premija yra dabartiniai duomenys, kuriuos gauna žmogiškųjų išteklių komanda. Jie kaupiasi automatiškai, juos lengviau rinkti ir analizuoti, kad ateityje būtų galima priimti kokybiškesnius verslo sprendimus.

Norėčiau išdėstyti 5 žingsnius.

Pirmasis žingsnis yra nuodugniai ištirti šį procesą. Turite rasti tikrąsias priežastis, kodėl jis neveikia taip, kaip turėtų. Pavyzdžiui, atrankos vadovas daro išvadą, kad kandidatai, į kuriuos kreipiamasi, dažnai atmeta pasiūlymą, nes jiems pavyko jį priimti iš kito darbdavio. Pažvelgus giliau, gali paaiškėti, kad atrankoje yra per ilgas susitaikymo procesas, kandidatas negauna grįžtamojo ryšio po kiekvieno atrankos etapo, darbo pokalbyje jam buvo užduodami neteisingi klausimai, skyriaus vedėjas nesugeba sekti atrankos ir pan. Priežastys gali būti labai įvairios ir ne kiekviena iš jų gali būti išspręsta diegiant technologijas. Todėl taip pat labai svarbu rasti tinkamą sprendimą, kuris suteiktų didžiausią pridėtinę vertę.

Antrasis žingsnis yra konceptualiai nuspręsti, ar įmonė yra pasirengusi keisti savo procesus, kad juos pritaikytų prie sprendimo, ar, atvirkščiai, būtina rasti sprendimą, atitinkantį esamus įmonės procesus. Pavyzdžiui, valstybės ir savivaldybių institucijose ar tarptautinėse įmonėse atrankos procesas yra griežčiau reguliuojamas nei įmonėje, kur pats vadybininkas gali priimti sprendimą dėl proceso pakeitimų.

Trečias žingsnis yra nustatyti biudžeto rėmelį. Yra atvejų, kai tai galima padaryti ir po rinkos tyrimų, kurie eina kaip kitas žingsnis, tačiau jei situacija yra tokia, kad vadovybė sutiko nukreipti tam tikrą sumą į skaitmeninimo projektą, tai yra tinkamas laikas aiškiai ją apibrėžti, kad būtų lengviau atlikti rinkos tyrimus sau. Norėčiau atkreipti skaitytojų dėmesį į tai, kad šiuo metu yra atvira verslo paramos programa, leidžianti gauti finansavimą administracinių procesų skaitmeninimui, o tai yra puiki paskata artimiausiu metu automatizuoti vieną iš jūsų organizacijos žmogiškųjų išteklių valdymo procesų.

Ketvirtas žingsnis yra rinkos tyrimai. Pradedant nuo sprendimo, kuris buvo priimtas ankstesniuose etapuose, įmonė turi įvertinti rinkoje esančias alternatyvas. Pavyzdžiui, jei įmonė ieško ATS arba kitaip pretendentų sekimo sistemos sprendimo, šiuo metu 5 iš jų yra sukurti lokaliai Baltijos šalių rinkoje, tačiau pasauliniu mastu jų yra šimtai, kurie teoriškai ir praktiškai atitiktų ir Baltijos šalių rinką. Kiekvienas iš jų turi savo funkcionalumą, privalumus ir trūkumus, kainų diapazoną, pritaikymo parinktis. Siekiant parengti išsamią analizę, paprastai taip pat būtina susitikti su sprendimo atstovais, išklausyti pasiūlymus, tačiau reikia pabrėžti, kad įprasta iš tiekėjų pardavimų specialistų pažadėti daug daugiau, nei įmanoma iš tikrųjų.

Šiame etape bendrovė turi dvi galimybes: patikėti analizę savo darbuotojui, kuris dažniausiai turi atlikti savo pagrindines pareigas lygiagrečiai, arba pritraukti konsultantus, kurie jau atliko didžiąją dalį tyrimų ir gali pasiūlyti objektyvų sprendimų palyginimą. Mūsų klientai yra tie, kurie pasirenka antrąjį kelią, ir reikia pasakyti, kad dažnai jie nurodo, kad pagrindinė priežastis, dėl kurios jie nusprendžia perduoti rinkos tyrimus „SmartHR“, yra ta, kad iš pradžių jie nežinojo, kiek laiko reikia kokybiškiems tyrimams parengti.

Penktas žingsnis yra sprendimo pasirinkimas ir sutarties sudarymas. Šiuo metu labai svarbu tiksliai nustatyti abiejų šalių įsipareigojimus ir sprendimo priežiūros bei plėtros sąlygas. Pavyzdžiui, kiek laiko ir finansų reikia pačiam įgyvendinimo procesui.

Tai priklauso nuo to, kokio dydžio įmonė yra. Jei ji yra mažo dydžio, įrankis taip pat gali būti įgyvendintas savarankiškai. Sudėtingiau yra su didelėmis įmonėmis, kuriose yra tūkstančiai darbuotojų. Didelėse įmonėse dažnai pasirenkamas įgyvendinimo projekto vadovas ar net komanda, kuri prisideda prie visos šios sistemos paaiškinimo ir įgyvendinimo, taip pat tiekėjų įgaliotas asmuo, kuris glaudžiai padeda diegimo procese.

Jei manęs paklaustumėte, kas yra svarbiausia įgyvendinant IT sprendimus, tai – komunikacija. Jei įmonės vadovybė nusprendė įgyvendinti sprendimą, kuris padėtų ir palengvintų kasdienį gyvenimą, būtina apie tai kalbėti su darbuotojais, paruošti juos ir informuoti juos apie tai, kaip įmonė veiks ateityje, kaip naujasis įrankis padės pagerinti tiek įmonės, tiek kiekvieno komandos nario veiklą. Tiesą sakant, skaitmeninių įrankių įvedimas yra atskiro pokalbio tema, nes yra keletas niuansų, kurie gali turėti įtakos tam, ar šie pokyčiai atneš norimą rezultatą.


Jei norite sužinoti daugiau, žiūrėkite „LinkedIn“ internetinius seminarus apie žmogiškųjų išteklių procesų skaitmeninimą:

„Kaip skaitmeninti žmogiškųjų išteklių valdymą?“
„Kaip skaitmenizuoti darbuotojų mokymą?“
„Kaip skaitmenizuoti našumo valdymą?“